Notulen voorbeeld + gratis Word-sjabloon (2026)

De vaste onderdelen van notulen

Bovenaan staan de gegevens van het overleg: naam, datum, tijd, locatie, voorzitter, notulist, wie er aanwezig was en wie afwezig was. Daarna volgen de notulen de agenda, meestal in deze volgorde:

1. Opening — de voorzitter opent de vergadering.
2. Vaststellen agenda — wijzigingen of toevoegingen aan de agenda.
3. Notulen vorige vergadering — vaststellen, eventueel met wijzigingen, en de openstaande acties nalopen.
4. Ingekomen stukken — wat er binnenkwam en hoe het wordt afgehandeld.
5. Mededelingen — korte informatie, zonder discussie.
6. Agendapunten — per onderwerp de kern van de bespreking, het besluit en de acties.
7. W.v.t.t.k. — wat verder ter tafel komt: onderwerpen die niet op de agenda stonden.
8. Rondvraag — korte vragen of opmerkingen per deelnemer.
9. Volgende vergadering — datum, tijd en locatie.
10. Sluiting — de voorzitter sluit de vergadering.

De actielijst en de besluitenlijst horen als bijlage bij de notulen. Of ingekomen stukken vóór of na de mededelingen komen, verschilt per organisatie: houd de volgorde van je eigen agenda aan.

Notulen voorbeeld

Zo ziet het eruit als je het sjabloon invult voor een werkoverleg.

Notulen sjabloon

Download het sjabloon als Word-bestand, of kopieer de tekstversie in je eigen document. Het Word-bestand bevat invulvelden en een actie- en besluitenlijst als bijlage.

Notulen [naam van het overleg]

Datum: [datum]
Tijd: [begintijd – eindtijd]
Locatie: [ruimte, of Teams / Zoom / Google Meet]
Voorzitter: [naam]
Notulist: [naam]
Aanwezig: [namen]
Afwezig met bericht: [namen]

1. Opening
2. Vaststellen agenda
3. Notulen vorige vergadering
4. Ingekomen stukken
5. Mededelingen
6. [Agendapunt]
   Toelichting:
   Bespreking:
   Besluit:
   Actie: [wat] — [wie] — [vóór wanneer]
7. [Agendapunt]
8. W.v.t.t.k.
9. Rondvraag
10. Volgende vergadering
11. Sluiting

Actielijst
Nr. | Actie | Eigenaar | Deadline | Status

Besluitenlijst
Nr. | Datum | Besluit | Agendapunt

Actielijst en besluitenlijst: voorbeeld

De actielijst is voor veel deelnemers het belangrijkste deel van de notulen: iedere actie heeft een eigenaar en een deadline. De besluitenlijst houdt bij wat er over meerdere vergaderingen is besloten. Zo zien ze eruit voor het voorbeeld hierboven:

Actielijst

Besluitenlijst

Welke vorm past bij jouw overleg?

• Actie- en besluitenlijst — alleen wat er besloten is en wie wat doet. Genoeg voor de meeste werkoverleggen.
• Samenvattend verslag — per agendapunt de kern van de bespreking, plus besluiten en acties. De vorm van het voorbeeld hierboven.
• Besluitenlijst — alleen de besluiten, bijvoorbeeld voor een bestuur dat vaak vergadert.
• Woordelijk verslag — alles wat er gezegd is. Alleen nodig als dat formeel vereist is, zoals bij sommige raadsvergaderingen.

Tips voor goede notulen

• Schrijf neutraal. Geef standpunten weer zonder ze te kleuren, en noem alleen namen waar dat nodig is.
• Laat besluiten opvallen. Begin de regel met ‘Besluit:’, zodat niemand ze hoeft te zoeken.
• Geef iedere actie een eigenaar en een deadline. Een actie zonder naam wordt meestal niet uitgevoerd.
• Houd het kort. Noteer de kern en de uitkomst, niet het hele gesprek.
• Stuur ze snel rond, binnen een of twee werkdagen, en laat ze in het volgende overleg vaststellen.

Notulen laten maken met AI

Steeds meer teams laten een AI-notulist een concept schrijven. De meeste tools sturen daarvoor een bot naar je vergadering. QuietNote neemt op vanaf je eigen computer, zodat er niemand extra meedoet, en jij bepaalt wanneer de opname start. Het is nu in private beta. Lees een AI-concept altijd na voordat je het rondstuurt, en laat deelnemers weten dat je opneemt.