Teams vergadering opnemen: wie het mag en waar de opname staat

Wie een Teams-vergadering mag opnemen

Volgens de supportpagina van Microsoft kan iedereen een opname starten of stoppen als het cloudopnamebeleid van de organisator aanstaat en die persoon een geschikte licentie heeft, opnemen door de IT-beheerder is ingeschakeld, en geen gast is of uit een andere organisatie komt. In de tabel met rechten mogen de organisator en mensen uit dezelfde organisatie opnemen; gebruikers uit andere organisaties, gasten en anonieme deelnemers niet. De organisator hoeft zelf niet aanwezig te zijn.

Ook je rol telt. Ben je binnengekomen als deelnemer en niet als presentator, dan toont de opnameknop "Only meeting organizers and presenters can start recording". De oplossing is de organisator vragen je presentator te maken. Organisatoren met een Teams Premium- of Copilot-licentie kunnen het verder beperken in de vergaderopties ("Options > Recording and transcription"): alleen organisatoren en co-organisatoren, ook presentatoren, of niemand.

• Licenties: Microsoft noemt Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Microsoft 365 Business, Business Premium en Business Essentials. Zowel de organisator als degene die opneemt heeft een opnamelicentie van de beheerder nodig.
• Gasten en externe gebruikers: gasten kunnen niet opnemen. Externe deelnemers ook niet, behalve als aan hun kant een compliance-opnamebeleid van een derde partij geldt. Gefedereerde gebruikers kunnen gesprekken opnemen, maar geen vergaderingen.
• Eén tegelijk: Microsoft zegt het zelf zo: "In een Teams-vergadering kan één persoon tegelijk opnemen." Gaat degene die de opname startte weg, dan loopt de opname door; hij stopt pas als iedereen weg is.

Waarom de opnameknop ontbreekt of grijs is

Beweeg je muis over de grijze knop en Teams toont een tooltip. De probleemoplossingspagina van Microsoft koppelt elke melding aan een oorzaak. We geven de meldingen hieronder in het Engels, zoals Microsoft ze noemt:

• "Only people in this org can start recording": je bent gast, externe gebruiker of niet aangemeld. Vraag iemand uit de organisatie van de organisator om op te nemen en de opname daarna te delen.
• "Unavailable for this meeting due to organization policy": in het vergaderbeleid van je beheerder staat "Meeting recording" uit. Alleen de beheerder kan dat veranderen, en het duurt even voordat de wijziging doorwerkt.
• "Only meeting organizer and co-organizer can start recording for this meeting": de organisator heeft "Who can record and transcribe" beperkt. Vraag om co-organisator te worden, of vraag of presentatoren ook mogen.
• "Unavailable because the meeting organizer has disabled recording for this meeting": de organisator heeft die optie op niemand gezet.
• "Unavailable because Copilot is turned off for this meeting": zet de organisator Copilot in de vergaderopties uit, dan gaan opnemen en transcriberen mee uit.
• "Unavailable in this meeting": de vergadering is aangemaakt met opnemen uitgeschakeld (bijvoorbeeld via de Graph API), of het eigen beleid van de organisator staat opnemen niet toe.

Beheerders kunnen iemands instellingen controleren met de opnamediagnose in het Microsoft 365-beheercentrum. Voor jou als gebruiker betekent bijna elke oorzaak op deze lijst dat de organisator of de beheerder iets moet doen.

Iedereen krijgt een melding als de opname start

Alle deelnemers krijgen een melding in Teams op desktop, web of mobiel zodra een opname start. Microsoft: "Wanneer u begint met het opnemen van een vergadering, krijgt iedereen automatisch een melding." Microsoft voegt eraan toe dat je afhankelijk van je regio ieders toestemming nodig kunt hebben, en beheerders kunnen dat verplicht maken: een instelling in het vergaderbeleid (ExplicitRecordingConsent) vraagt deelnemers akkoord te gaan voordat ze in een opname of transcript komen. Wat de regels in Nederland zijn, lees je in mag je een vergadering opnemen.

Opnemen en transcriberen horen bij elkaar. Start je een opname, dan start de live transcriptie automatisch. Stop je de opname, dan stopt ook de transcriptie; stop je alleen de transcriptie, dan loopt de opname door. Meer daarover in Teams-transcriptie. Wil je alleen geluid zonder beeld, kies dan "Audio only" in het menu "Choose what to record".

Waar Teams-opnames worden opgeslagen

Opnames komen in OneDrive of SharePoint terecht, niet in Teams zelf:

• Geplande en ad-hocvergaderingen: in de OneDrive van de organisator, in een map met de naam Recordings, ook als de organisator er niet bij was en ook als iemand anders de opname startte. Heeft de organisator geen OneDrive, dan gaat de opname naar die van een co-organisator, en anders naar die van degene die opnam.
• Kanaalvergaderingen: op de SharePoint-site van het kanaal, onder Documents › Recordings. Beheerders kunnen dat omzetten naar een map Recordings\View only, zodat leden de opname kunnen bekijken maar niet downloaden.
• 1-op-1- en groepsgesprekken: in de OneDrive van degene die de opname startte.
• Terugvinden: de opname staat als link in de vergaderchat (of het kanaalgesprek) en onder het tabblad "Recordings and Transcripts" van de vergadering in je Teams-agenda.

De organisator is eigenaar van het bestand. Standaard kunnen alleen organisatoren en co-organisatoren het downloaden of verwijderen; anderen uit dezelfde organisatie kunnen het bekijken, en externe deelnemers zien niets tenzij de organisator het met hen deelt. Volgens de beheerpagina van Microsoft is een opname van een uur ongeveer 400 MB, en die telt mee voor de OneDrive-opslag van de organisator.

Hoe lang een Teams-opname bewaard blijft

Dat is een instelling van de beheerder. Staat "Recordings and transcriptions automatically expire" aan in het Teams-beheercentrum, dan is de standaard vervaltermijn van Microsoft 120 dagen (voor A1-gebruikers in het onderwijs maximaal 30 dagen). Beheerders kunnen alles van 1 tot 99.999 dagen kiezen, of via PowerShell instellen dat opnames nooit verlopen; de instelling geldt alleen voor opnames die na de wijziging zijn gemaakt. De gebruikerspagina van Microsoft zegt simpelweg dat de termijn afhangt van je beheerder.

Een verlopen opname gaat naar de prullenbak van de plek waar hij stond. De eigenaar krijgt een e-mail, en volgens de supportpagina heeft die tot 90 dagen om de opname terug te zetten. Organisatoren en co-organisatoren kunnen de vervaldatum ook wijzigen of weghalen op de pagina van de videospeler. Een opname bekijken verlengt de termijn niet.

Wat een Teams-opname niet vastlegt

• Niet meer dan vier videostreams van deelnemers tegelijk.
• Whiteboards en aantekeningen, gedeelde notities, inhoud die via een app wordt gedeeld, en video's of animaties in PowerPoint Live.
• Blokken van vier uur: blijft iemand verbonden, dan stopt de opname elke vier uur en begint hij opnieuw, tot de laatste deelnemer weg is.

Een Teams-vergadering opnemen op een Mac als de knop er niet is

Ben je deelnemer of gast, of werk je in een organisatie waar opnemen uitstaat, dan neemt Teams niet voor je op. De twee manieren hieronder werken vanaf je eigen Mac en hangen niet af van de organisator. Teams meldt dan niets aan de anderen, dus vertel zelf dat je opneemt.

Optie 1: schermopname in macOS

Druk op Shift-Command-5 om de werkbalk voor schermafbeeldingen te openen, kies of je het hele scherm of een deel opneemt, en kies onder Opties een microfoon. De opname wordt bewaard als .mov-bestand met de datum en tijd in de naam.

Het probleem is het geluid. Apple laat je een microfoon kiezen, maar zegt niets over het opnemen van het geluid van de Mac zelf. De stemmen van de andere deelnemers, die uit je speakers komen, zitten dus niet in het bestand, tenzij je er een apart hulpmiddel voor systeemgeluid bij gebruikt. Je krijgt bovendien een videobestand en geen transcript, en een lange vergadering levert een groot bestand op.

Optie 2: QuietNote (geluid en transcript, geen bot)

QuietNote neemt je microfoon en het systeemgeluid van je Mac op via een Core Audio-tap, zonder schermopname, dus beide kanten van het Teams-gesprek komen erin. Er doet niets mee aan de vergadering, er verschijnt niets in de deelnemerslijst en Teams toont geen opnamemelding, want Teams neemt niet op. Daardoor meldt Teams het ook niet voor je: zeg zelf dat je opneemt. Hoe QuietNote werkt, staat onderaan deze gids.

Teams-opname, schermopname of QuietNote

Opnemen zonder bot: QuietNote

QuietNote neemt op vanaf je eigen Mac: je microfoon en het geluid van je computer, naast het Teams-venster. Er doet geen bot mee aan het gesprek en er komt niemand bij in de deelnemerslijst. De transcriptie gebeurt op je computer met een Whisper-model dat in de app zit, dus het werkt offline en er gaat geen audio van je Mac af. Het transcript scheidt You (je microfoon) van Others (het geluid van het gesprek), met tijdcodes, en elke vergadering wordt een Markdown-bestand in een map die je zelf kiest.

Samenvattingen en actiepunten zijn optioneel: met een lokaal model via Ollama, of met Claude en je eigen API-sleutel, waarbij alleen de tekst van het transcript wordt verstuurd en alleen als jij erom vraagt. Er wordt niets opgenomen tot je op Start drukt, er is geen automatische deelname via je agenda en je hebt geen account nodig.

QuietNote komt binnenkort uit voor macOS 14.2 of nieuwer; Windows volgt later. Zet je op de wachtlijst, dan mailen we je op de dag dat het uitkomt; wie op de wachtlijst staat, krijgt levenslang 50% korting. Welke manier je ook kiest: vertel de deelnemers dat je opneemt. Bij een opname op je eigen Mac doet Teams dat niet voor je.