Teams transcriptie: live, bij een opname en met Copilot

Live transcriptie in een Teams-vergadering

Wil je transcriberen zonder op te nemen, open dan Meer acties, kies onder Opnemen en transcriberen de optie om de transcriptie te starten, en bevestig de gesproken taal. Een transcriptievenster toont bij elke uitspraak de naam van de spreker en een tijdstempel. Alle deelnemers zien een melding dat de vergadering wordt getranscribeerd, en de transcriptie stopt vanzelf als iedereen weg is. Volgens Microsoft werkt live transcriptie alleen in Teams voor desktop; wie mobiel meedoet, kan het transcript na de vergadering lezen.

• Wie kan starten: de organisator en mensen uit dezelfde organisatie. Volgens de tabel van Microsoft kunnen gebruikers uit een andere tenant het live transcript wel bekijken, maar niet starten en achteraf niet zien; anonieme gebruikers kunnen het niet starten of bekijken; gasten kunnen het niet starten. Organisatoren, co-organisatoren en presentatoren kunnen het stoppen en opnieuw starten; deelnemers zien "Only meeting organizers and presenters can start transcription".
• Taal: wie de transcriptie start, stelt de gesproken taal in, en een andere taal kiezen verandert het transcript en de ondertiteling voor iedereen. De beheerpagina van Microsoft noemt ongeveer 57 ondersteunde talen en varianten.
• Vertaalde transcripten: live vertaalde transcriptie vereist een Teams Premium-licentie bij de organisator. Alleen het transcript in de oorspronkelijke taal wordt bewaard.
• Privacy: deelnemers kunnen hun naam verbergen in ondertiteling en transcripten, en scheldwoorden worden vervangen door sterretjes.

Transcriptie bij een opname

Neem je een vergadering op, dan start de transcriptie automatisch. Stop je de opname, dan stopt het transcript; stop je alleen het transcript, dan loopt de opname door. De beheerpagina van Microsoft legt het ook andersom uit: staat opnemen aan maar het transcriptiebeleid uit, dan wordt de opname zonder transcriptbestand bewaard en kun je bij het afspelen geen ondertiteling aanzetten.

Transcriptie is zowel een beleid per organisator als per gebruiker. Wil je een transcript, dan moet de instelling aanstaan voor de organisator en voor degene die de opname of het transcript start. Wie mag opnemen, lees je in Teams vergadering opnemen.

Waar Teams-transcripten staan en hoe je ze downloadt

• Opslag: transcripten van vergaderingen met opname of transcriptie staan in de OneDrive for Business van de organisator. Bij kanaalvergaderingen staan ze bij de opname op de SharePoint-site van het kanaal. Het transcriptbestand neemt de rechten van de opname over, en je kunt het niet rechtstreeks in de bestandsverkenner beheren.
• Terugvinden: open de vergaderchat of het tabblad "Recap", of de vergadering in je Teams-agenda. Het transcript blijft daar tot de organisator het verwijdert.
• Downloaden: standaard kunnen organisatoren en co-organisatoren het transcript downloaden als .docx of .vtt via het downloadmenu op het tabblad "Recap". Mensen uit dezelfde organisatie kunnen dat standaard niet (de organisator kan dat aanpassen in Stream); deelnemers uit een andere tenant en anonieme gebruikers kunnen het helemaal niet.
• Verwijderen: alleen de organisator en co-organisatoren kunnen een transcript verwijderen, via "Recap > Delete". Het transcriptbestand in OneDrive wissen haalt het niet uit Teams, tenzij je het daar ook verwijdert.
• Vervaltermijn: transcripten volgen hetzelfde vervalbeleid van de beheerder als opnames. Staat automatisch verlopen aan, dan is de standaard 120 dagen (maximaal 30 dagen voor A1-licenties), in te stellen van 1 tot 99.999 dagen of uit te zetten. Verlopen bestanden gaan naar de prullenbak.

Copilot en intelligent recap

Na een getranscribeerde vergadering biedt het tabblad "Recap" in de Teams-agenda en de chat AI-vergadernotities, door AI voorgestelde taken, markeringen van momenten waarop je naam viel, wie wanneer sprak, en hoofdstukken en onderwerpen. Microsoft noemt dit intelligent recap. Daarvoor is nodig:

• Een licentie: Teams Premium of Microsoft 365 Copilot, toegewezen aan de gebruiker. Audio recap (een samenvatting in de vorm van een podcast) vereist specifiek de Copilot-licentie.
• Transcriptie: het transcriptiebeleid van de beheerder moet aanstaan. Voor alle onderdelen moet opnemen ook zijn toegestaan; zonder opname krijgen gebruikers volgens Microsoft de recap zonder de opname, sprekers, onderwerpen en hoofdstukken.
• Rol, bij evenementen: in webinars en town halls krijgen alleen organisatoren, co-organisatoren en presentatoren intelligent recap.

Copilot tijdens de vergadering staat los van de recap. Elke deelnemer met een Copilot-licentie kan Copilot vragen stellen die alleen hij of zij ziet. De vergaderoptie van de organisator bepaalt hoe het werkt: bij "During and after the meeting" moet iemand de transcriptie starten, en Copilot stopt als de transcriptie stopt; "Only during the meeting" gebruikt tijdelijke spraak-naar-tekstgegevens die na de vergadering niet bewaard blijven; "Off" zet Copilot uit, en opnemen en transcriberen meteen ook. Copilot werkt niet in vergaderingen die buiten je organisatie worden gehost, en niet in end-to-end versleutelde vergaderingen.

Instellingen die transcriptie uitzetten

Ontbreekt de optie om te transcriberen of is die grijs, beweeg dan je muis erover voor de tooltip. De probleemoplossingspagina van Microsoft noemt deze oorzaken; we geven de meldingen in het Engels:

• "Unavailable for this meeting due to organization policy": de schakelaar "Transcription" in het vergaderbeleid staat voor jou uit. Voor nieuw beleid staat hij standaard aan; alleen de beheerder kan het veranderen.
• "Transcription is turned off for the meeting organizer by org policy": het beleid van de organisator blokkeert het, ook als jouw beleid het toestaat.
• "Only meeting organizer and co-organizer can start transcription for this meeting": de organisator heeft "Who can record and transcribe" beperkt, een optie voor organisatoren met Teams Premium of Copilot.
• "Unavailable because Copilot is turned off for this meeting": de organisator heeft Copilot in de vergaderopties uitgezet. De standaard van de beheerder voor het Copilot-beleid is "On with saved transcript required", wat "During and after the meeting" afdwingt; bij andere beleidswaarden kan de organisator dat aanpassen.
• Gast, extern of niet aangemeld: je ziet dan "Guests can't start the transcription", "Unavailable to people in a different org from the organizer" of "Only people in this org can start transcription".
• "Only meeting organizers and presenters can start transcription": je bent binnengekomen als deelnemer en niet als presentator.

Beheerders kunnen met de diagnose voor Teams-transcripten in het Microsoft 365-beheercentrum nagaan of een account aan de eisen voldoet. Microsoft houdt zich ook het recht voor om transcriptie- en vertaaldiensten na een redelijke aankondiging te beperken, om overmatig gebruik tegen te gaan.

Wanneer welke aanpak past

• Teams-transcript: je organiseert de vergadering of presenteert vanuit de organisatie van de organisator, transcriptie is toegestaan, en je wilt het transcript in het tabblad "Recap", waar deelnemers uit dezelfde organisatie het kunnen lezen.
• Copilot-recap: je organisatie heeft Teams Premium- of Copilot-licenties en wil AI-notities en taken binnen Microsoft 365, met de gegevens in de OneDrive van de organisator en onder de bewaarregels van de beheerder.
• QuietNote: je bent deelnemer, gast of extern, of je wilt het transcript als bestand op je eigen Mac, offline verwerkt, los van iemands licentie of beleid.

Een Teams-gesprek transcriberen op je Mac met QuietNote

Alles hierboven hangt af van licenties en beleid die jij misschien niet kunt veranderen. QuietNote neemt een andere route: het neemt op vanaf je eigen Mac, je microfoon en het geluid van je computer, naast het Teams-venster. Er doet geen bot mee, er verschijnt niets in de deelnemerslijst en Teams toont geen transcriptiemelding.

De transcriptie gebeurt op je computer met een Whisper-model dat in de app zit, dus het werkt offline en de audio verlaat je Mac niet. Het transcript scheidt You (microfoon) van Others (gespreksgeluid), met tijdcodes, en wordt bewaard als Markdown-bestand in een map die je kiest; je kunt het openen, doorzoeken en delen zoals elk ander tekstbestand. Samenvattingen, besluiten en actiepunten zijn optioneel: met een lokaal model via Ollama, volledig offline, of met Claude en je eigen API-sleutel, waarbij alleen de tekst van het transcript wordt verstuurd en alleen als jij erom vraagt. Er is geen account en geen QuietNote-server. Je kunt ook een bestaande opname in gangbare audio- en videoformaten importeren en op je Mac laten transcriberen.

Er wordt niets opgenomen tot je op Start drukt. QuietNote komt binnenkort uit voor macOS 14.2 of nieuwer; Windows volgt later. Zet je op de wachtlijst, dan mailen we je op de dag dat het uitkomt; wie op de wachtlijst staat, krijgt levenslang 50% korting. Vertel de deelnemers wel dat je transcribeert, want Teams meldt het niet voor je. Wat de regels zijn, lees je in mag je een vergadering opnemen.