Mag je een vergadering opnemen? De regels in Nederland

Het korte antwoord

• Je neemt zelf deel aan het gesprek: opnemen voor eigen gebruik is in het algemeen toegestaan, ook zonder het te zeggen. Zeggen is wel netjes, en in een vergadering de norm.
• Je neemt niet deel: een gesprek in een woning of besloten ruimte heimelijk opnemen zonder opdracht van een deelnemer is een misdrijf (artikel 139a Wetboek van Strafrecht). Voor telefoon- en internetverkeer dat niet voor jou bestemd is geldt artikel 139c.
• Je neemt op voor je werk of organisatie: dan verwerk je persoonsgegevens en geldt de AVG. Je hebt een grondslag nodig, je informeert de deelnemers en je spreekt af hoe lang de opname bewaard blijft.
• Je wilt de opname delen of publiceren: dat is een aparte vraag. Volgens de Rijksoverheid is een opname voor eigen gebruik een geheugensteuntje; anderen laten horen of openbaar maken mag alleen met toestemming.

Wat de wet zegt over een gesprek opnemen

Het Wetboek van Strafrecht maakt onderscheid tussen deelnemers en buitenstaanders. Artikel 139a stelt strafbaar wie met een technisch hulpmiddel een gesprek dat in een woning, besloten lokaal of erf wordt gevoerd opzettelijk opneemt "zonder deelnemer aan dat gesprek te zijn en anders dan in opdracht van zulk een deelnemer". Wie zelf meepraat valt daar dus buiten. Artikel 139c gaat over het aftappen of opnemen van gegevens die via telecommunicatie worden overgedragen en "niet voor hem bestemd zijn"; ook daar gaat het om een buitenstaander.

De Rijksoverheid geeft als voorbeeld het gesprek met je arts: dat mag je opnemen om thuis nog eens rustig terug te luisteren. Vooraf toestemming vragen is niet verplicht, "maar wel zo netjes". Een vergadering waaraan je deelneemt werkt in de kern hetzelfde.

Hoe het misgaat laat een zaak uit 2018 zien. Een journalist nam een telefoongesprek op tussen twee anderen, zonder dat beiden het wisten. De rechtbank Midden-Nederland oordeelde dat zij een strafbaar feit had gepleegd: wie belt, "moet er in principe op kunnen vertrouwen dat het gesprek niet door derden wordt opgenomen". Zij kreeg geen straf, maar het feit stond vast.

Een opname delen of publiceren

Dat een opname mag bestaan, betekent niet dat je er alles mee mag doen. In het voorbeeld van de Rijksoverheid is de opname "alleen voor uzelf" en mag je die niet zomaar openbaar maken; dat kan alleen als de ander toestemming geeft. Een opname doorsturen naar collega's die niet bij de vergadering waren, een fragment online zetten of een opname gebruiken in een conflict: beschouw het als een nieuwe stap waarvoor je de deelnemers om toestemming vraagt.

Voor organisaties komt daar de AVG bij: een opname doorgeven aan anderen is een verwerking die je vooraf moet kunnen verantwoorden en waarover je de deelnemers moet hebben geïnformeerd.

Opnemen voor je werk: wat de AVG vraagt

Een opname van een vergadering bevat persoonsgegevens: stemmen, namen en wat mensen zeggen. Neemt een bedrijf of organisatie op, dan geldt de AVG. Drie dingen zijn in de praktijk van belang.

• Grondslag: artikel 6 AVG noemt zes grondslagen, waaronder toestemming, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting en het gerechtvaardigd belang. Voor een intern overleg kiezen organisaties vaak het gerechtvaardigd belang; toestemming is op het werk lastig, omdat die vrij gegeven moet zijn en weer ingetrokken kan worden.
• Informeren: artikel 13 AVG verplicht je om bij het verzamelen van gegevens te vertellen wie de verwerkingsverantwoordelijke is, waarvoor en op welke grondslag je opneemt, wie de opname ontvangt, hoe lang je hem bewaart en welke rechten de deelnemers hebben. Voor een vergadering is dat een korte melding vooraf: wie neemt op, waarom, waar staat het bestand en wanneer gaat het weg.
• Bewaartermijn: spreek af hoe lang de opname bewaard blijft, en houd je eraan. Een gangbare werkwijze: de notulen of het transcript bewaren en de geluidsopname wissen zodra die zijn uitgewerkt.

De kant van de werkgever: OR en personeelsreglement

Wil een werkgever vergaderingen of gesprekken standaard laten opnemen, dan is dat meer dan een praktische keuze. Artikel 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden zegt dat de ondernemer de instemming van de ondernemingsraad nodig heeft voor een regeling over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van het personeel (sub k) en voor voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor "waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties" van medewerkers (sub l). Een vaste opnameregeling kan onder beide vallen.

Het Juridisch Loket vat de regels voor controle op de werkplek zo samen: een werkgever mag niet zomaar een camera ophangen, e-mail controleren of telefoongesprekken afluisteren, en "het opnemen van telefoongesprekken mag alleen als dat nodig is", bijvoorbeeld om de kwaliteit te verbeteren. De werkgever "moet u vooraf vertellen dat uw gesprekken worden opgenomen". Heimelijk controleren mag alleen bij een concreet vermoeden, tijdelijk, en met melding achteraf.

Werk je ergens waar zo'n regeling bestaat, kijk dan in het personeelsreglement of de privacyverklaring voor medewerkers voordat je zelf begint op te nemen. Staat er niets, bespreek het dan met je leidinggevende of de OR; dat voorkomt dat een goedbedoelde opname van een functioneringsgesprek later een probleem wordt.

Zo meld je het in een vergadering

Geen van de regels hierboven vraagt om een handtekening voor een gewoon overleg. Wat ze wel vragen is dat mensen het weten. Drie gewoontes dekken bijna alles:

• Eén zin aan het begin: "Ik neem dit overleg op om de notulen te maken. De opname blijft bij mij en ik wis hem zodra de notulen klaar zijn. Zeg het als je dat liever niet hebt." Wacht daarna even op een reactie.
• Een regel in de agenda-uitnodiging: dat de vergadering wordt opgenomen en waarom. Zo kunnen externe deelnemers vooraf bezwaar maken.
• De melding van het platform: neem je op via Teams, Zoom of Meet, dan krijgen deelnemers automatisch een melding. Laat die aan; het is het eenvoudigste bewijs dat iedereen het wist.

Maakt iemand bezwaar, stop dan en maak die keer aantekeningen met de hand. Een opname tegen een uitdrukkelijk bezwaar in is de opname die later het vaakst problemen geeft. Een vast format voor de uitwerking vind je in ons notulen voorbeeld.

Teams, Zoom en Meet melden het; een lokale recorder niet

De drie grote platforms laten deelnemers weten dat er wordt opgenomen zodra je hun eigen opnamefunctie gebruikt. Microsoft zegt dat bij een Teams-opname iedereen automatisch een melding krijgt, en voegt eraan toe dat je afhankelijk van je regio ieders toestemming nodig kunt hebben. Zoom vraagt deelnemers om toestemming: ze klikken op OK om door te gaan of op Leave om de vergadering te verlaten, en wie later binnenkomt krijgt dezelfde vraag. Google Meet stuurt een melding wanneer de opname start en stopt.

Een lokale recorder werkt anders. QuietNote neemt de microfoon en het geluid van je eigen Mac op, naast de vergader-app. Er komt niemand extra in het gesprek, er verschijnt geen bot in de deelnemerslijst, en het platform toont geen opnamemelding, want voor Teams, Zoom of Meet wordt er niets opgenomen. Dat is precies waarom je zo'n recorder kiest, en het is ook de eerlijke keerzijde: de plicht om het te melden ligt helemaal bij jou. Er wordt niets opgenomen voordat je op Start drukt, dus het moment om "ik neem dit op" te zeggen is vlak daarvoor.

Na de vergadering

• Bewaren: bepaal vooraf hoe lang de geluidsopname blijft staan en noem die termijn als je de opname aankondigt. Veel teams bewaren de notulen en wissen het geluid daarna.
• Toegang: een opname is een persoonsgegeven van iedereen die erin voorkomt. Zet hem op een plek waar alleen mensen bij kunnen die hem nodig hebben, en stuur hem niet zomaar door.
• Inzage: deelnemers mogen vragen welke gegevens je over hen hebt. Bestaat er een opname, dan kun je verplicht zijn die te verstrekken. Bewaar dus geen opnames zonder reden.
• Wissen: bij een lokale recorder staat het bestand op je eigen schijf. Bij QuietNote staan de opname en het Markdown-transcript in een map die je zelf kiest, dus wissen is het bestand verwijderen; er is geen account en geen kopie op een server.